Audit documentaire

Votre documentation technique est pauvre et mal conçue, prenez du recul et faites réaliser un audit !

Pourquoi réaliser un audit documentaire ?

Mettre en place de nouvelles procédures, définir de nouveaux modes de travail pour optimiser la création et la mise à jour de vos notices et manuels techniques c'est le résultat possible à l'issue de la phase d'audit. Elle permet de mieux vous connaître, d'appréhender votre activité, d'étudier l'existant et de définir les aspirations, objectifs et besoins qui orienteront le devenir de votre projet. Basé sur l'échange et la réflexion, l'audit suppose le temps nécessaire à la pertinence des réponses à apporter. Mais lorsqu’il est bien mené, il constitue ensuite un gain de temps substantiel, évitant les mauvaises directions et garantissant des choix pérennes.

Axess peut procéder à un audit documentaire complet de votre documentation

Avec les personnes concernées dans votre entreprise nous réalisons une étude de l'existant. (cible de votre documentation, documents déjà réalisés, procédures de travail, systèmes d'archivage, etc.)

À l'issue de cette étude nous définissons de la structure d’un document, d'une architecture documentaire, en fonction :

  • des produits, des gammes de produits, etc.

Nous vous préconisons les outils logiciel adaptés à votre besoin, en fonction :

  • du volume d’information traité ;
  • du niveau de graphisme souhaité ;
  • du nombre d’utilisateurs internes (achat de licence, formation…) ;
  • des recommandations de votre service informatique ;
  • de l’importance des versions étrangères (les coûts de traduction diffèrent en fonction du logiciel utilisé).

Nous vous préconisons des procédures pour la mise en œuvre d’une méthode d’archivage des fichiers informatiques :

  • définition d’une codification des fichiers ;
  • définition d’organisation des répertoires entre les fichiers sources, les illustrations, les fichiers de diffusion ;
  • préconisation pour le suivi des documents, gestion des langues, des mises à jour.

Nous étudions la mise en place d’une base de données, permettant :

  • la traçabilité des informations : constitution d’un document avec la notion de version des différents documents de sous-ensembles,
  • de faciliter la réalisation d’un document : visualisation rapide des documents existants des langues existantes pour le document, l’utilisateur peut ainsi rapidement connaître la charge de travail à réaliser (document à créer, document à traduire),

Nous vous préconisons des procédures de diffusion de l’information :

  • édition papier/cdrom : proposition de supports ;
  • diffusion internet.

Une prémaquette graphique de mise en page (permettant la standardisation et l’homogénéisation des documents) vous est proposée :

  • définition d’une identité visuelle ;
  • couverture du document ;
  • page type (sommaire, page de révision, page d’information, tableau, schéma).